Microsoft Project Online wordt uitgefaseerd. Voor veel organisaties is dat een logisch moment om opnieuw te kijken naar de manier waarop projecten worden gepland, bewaakt en aangestuurd.

Dit is namelijk meer dan het vervangen van de ene softwaretool door een andere. Het raakt aan de vraag hoe belangrijk planning, projectbeheersing en betrouwbare projectinformatie zijn binnen de organisatie.

Meer dan een technische overstap

Microsoft biedt verschillende routes voor organisaties die nu met Project Online werken. Voor sommige teams kan een oplossing als Microsoft Planner of Planner Premium voldoende zijn. Vooral wanneer het gaat om taakbeheer, samenwerking binnen teams en het volgen van dagelijkse werkzaamheden.

Maar in veel organisaties heeft planning een bredere functie. Een projectplanning is dan niet alleen een takenlijst. Het is de basis voor projectsturing, capaciteitsplanning, rapportages, portfolio-overzicht en besluitvorming.

In die situaties is het belangrijk om verder te kijken dan alleen een vervangende applicatie.

Binnen het Microsoft-landschap zijn er ook andere mogelijkheden, zoals Project Server Subscription Edition of werken met de desktopversie van Microsoft Project. Ook die keuzes vragen aandacht. Een lokale serveromgeving moet beheerd en ondersteund worden. Losse projectbestanden kunnen leiden tot versnipperde informatie, beperkte samenwerking en minder overzicht op programma- of portfolioniveau.

Taakbeheer of professionele projectplanning?

De belangrijkste vraag is daarom niet: welke tool kiezen we nu?

De betere vraag is: welke ondersteuning heeft onze organisatie nodig om projecten de komende jaren goed te plannen, te beheersen en bij te sturen?

Wanneer het vooral gaat om taken verdelen, verantwoordelijkheden zichtbaar maken en voortgang op korte termijn volgen, kan taakmanagement voldoende zijn.

Maar zodra planningen worden gebruikt voor prognoses, scenario’s, capaciteitsinzicht, rapportages en het beheersen van afhankelijkheden, krijgt planning een andere rol. Dan is planning geen administratieve bijzaak meer, maar een belangrijk onderdeel van professioneel projectmanagement.

Organisaties doen er goed aan om zichzelf drie vragen te stellen:

Willen we alleen werkzaamheden plannen en volgen, of willen we ook betrouwbare prognoses kunnen maken?

Hebben we alleen inzicht nodig per project, of ook op programma- en portfolioniveau?

Blijft planning een neventaak, of willen we dit ontwikkelen tot een sterke projectbeheersingsfunctie?

Voor organisaties met grotere projecten, programma’s of complexe portfolio’s gaan deze vragen verder dan software. Ze gaan over volwassenheid in projectbeheersing.

Oracle Primavera Cloud als volgende stap

Voor organisaties die meer structuur, inzicht en grip nodig hebben, kan Oracle Primavera Cloud een serieuze optie zijn.

Oracle Primavera Cloud ondersteunt niet alleen planning, maar ook bredere projectbeheersing. Denk aan resource- en capaciteitsmanagement, kostenbeheersing, risicomanagement, dashboards, rapportages en portfolio- of programmamanagement.

Het voordeel is dat deze onderdelen niet los van elkaar staan. Ze komen samen in één omgeving. Daardoor ontstaat er één centrale bron voor planning, voortgang, beheersing en besluitvorming.

Een organisatie hoeft daarbij niet alles tegelijk te gebruiken. Vaak is het juist verstandig om te starten met de planningsfunctionaliteit die nu nodig is. Daarna kan de omgeving stap voor stap worden uitgebreid, passend bij de groei en volwassenheid van de organisatie.

Kiezen voor vandaag én morgen

Niet iedere organisatie heeft direct behoefte aan een volledige projectbeheersingsomgeving. Maar de keuze die nu wordt gemaakt, moet wel passen bij de ambities voor de komende jaren.

De uitfasering van Microsoft Project Online is daarom een goed moment om stil te staan bij de vraag welke rol planning en projectbeheersing binnen de organisatie moeten krijgen.

Alphons Bruns helpt organisaties graag bij deze afweging. Niet alleen vanuit de software, maar vooral vanuit de praktijk van projectmanagement en projectbeheersing.

Met zijn ervaring met Oracle Primavera kan hij bedrijven ondersteunen bij het opstarten, inrichten en begeleiden van werken met Primavera. Denk aan het vertalen van de bestaande werkwijze naar een passende inrichting, het begeleiden van planners en projectteams, en het stap voor stap opbouwen van meer grip op planning, resources en projectinformatie.

Voor organisaties die de overstap overwegen, is het verstandig om niet alleen naar de tool te kijken, maar vooral naar de gewenste manier van werken.

Daar begint een goede keuze.